Tentang Akuntans

Tentang Akuntansi

Akuntansi adalah suatu proses mencatat, meringkas, mengklarifikasi, mengola dan menyajikan data transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan, Akuntansi sendiri berasal dari bahasa asing yaitu Accounting yang artinya bila di terjemahkan kedalam bahasa Indonesia adalah menghitung atau mempertanggungjawabkan. Akuntansi biasa digunakan oleh suatu organisasi atau perusahaan sebagai informasi keuangan dan lain sebagainya.

Tentang Software

Perangkat lunak atau biasa disebut dengan Software adalah sekumpulan data elektronik yang di simpan dan di atur oleh komputer. Data elektronik yang di simpan itu dapat berupa program atau instruksi untuk menjalankan suatu perintah. Melalui software ini lah suatu komputer dapat menjalankan suatu perintah. Software atau perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang diformat dan disimpan secara digital di dalam komputer. Dengan kata lain, bagian dari sistem komputer yang tidak berwujud.

Sekarang bagaimana bila dari dua pengertian diatas Software dan Akuntansi digabung menjadi satu,! menjadi SOFTWARE AKUNTANSI. Tentunya akan sangat mempercepat dalam pengolahan data akuntansi.

Software Akuntansi merupakan Software / Perangkat Lunak yang dibuat untuk mempermudah aktivitas dan pencatatan Akuntansi. Software ini bisa merupakan perangkat lunak yang dikembangkan sendiri oleh perusahaan, atau dibeli dari pihak ketiga yang menyediakannya, atau dapat pula merupakan kombinasi dari keduanya. Karena hal tersebut, kompleksitas dan kapabilitas perangkat lunak akuntansi menjadi sangat beragam bergantung pada kondisi lingkungan perusahaan yang akan menggunakannya. Banyak Software Akuntansi baik buatan lokal maupun luar negeri yang memiliki fitur-fitur seperti dibawah ini:

• Multi Cabang
• Multi Company
• Multi Currency
• Multi Bahasa
• Multi User
• Database
• Dll

Pada prinsipnya program akuntansi (keuangan) ditujukan untuk memudahkan kita dalam menghasilkan laporan akuntansi keuangan, di antaranya adalah Neraca (Balance Sheet) - Rugi laba (Profit Lost Statement) - Laporan Perubahan Posisi Keuangan (Cash Flow) dan Laporan akhir keuangan. Untuk dapat menghasilkan laporan tersebut, langkah mendasar adalah menyusun perkiraan atau account atau ledger atau Buku Besar. Yang mana setiap ledger memiliki kode dan nama (yang lazim digunakan) serta memiliki pos-pos yang jelas dalam posisi laporan keuangan, seperti ledger untuk Neraca, rugi laba, biaya pabrikasi, dan manufaktur (pabrik).
Dengan Software Accounting, pemilik perusahaan ataupun seorang akuntan dapat menerbitkan laporan-laporan yang dibutuhkan dengan waktu yang sangat cepat. Bila dibandingkan dengan cara kerja manual akuntansi, perangkat lunak akuntansi bisa menghemat waktu. Untuk Laporan keuangan (Laba Rugi dan Neraca bulanan) dalam pekerjaan manual membutuhkan waktu kurang lebih satu minggu, sedangkan jika menggunakan software akuntansi, setiap transaksi baik itu penjualan, pembelian, produksi barang jadi atau setengah jadi, stok opname, pengeluaran biaya, pendapatan, akan otomatis terjurnal, sehingga laporan keuangan ataupun laporan akuntansi dan berbagai macam laporan lain yang mendukung dalam aktivitas perusahaan dapat dihasilkan dengan cepat dan tepat. Itulah latar belakang berkembangnya perangkat lunak akuntansi.

Di jaman yang sudah modern ini tentunya banyak Software Akuntansi yang dibuat baik di luar maupun didalam negeri sendiri. Sebagai contoh Software Akuntansi Terbaik buatan dalam negeri yaitu Software Akuntansi yang di usung oleh pihak Omega Accounting.

SOFTWARE AKUNTANSI

Software Akuntansi Omega Accounting

Software Akuntansi yang dibuat oleh Omega Accounting, Program atau Software Akuntansi ini dibuat menggunakan teknologi terdepan dengan berbagai macam fitur-fitur terbaru di dalam Software Akuntansi nya, dan sekarang Software Akuntansi ini telah menjadi trend global di seluruh dunia. Pihak dari Omega Accounting sendiri menyebut keseluruhan dari fitur-fitur yang terdapat didalam Software Akuntansi ini dengan sebutan SOFTWARE ONLINE AKUNTANSI.

Teknologi dari Software Akuntansi ini memungkinkan kita untuk mengelola secara langsung tentang aktifitas akuntansi usaha kita di berbagai cabang dan diberbagai kota, hanya menggunakan sebuah laptop ataupun komputer, dan pastinya dengan berbekal konektifitas internet apapun, oleh karena itu, Software Akuntansi ini disebut juga dengan SOFTWARE ONLINE AKUNTANSI.

Pada umumnya kita mengenal teknologi dari Software Akuntansi seperti ini sebagai Software Akuntansi yang berbasis website, akan tetapi Software Online Akuntansi yang dikembangkan oleh Omega Accounting tidaklah seperti itu, namun jauh lebih hebat lagi. Apabila kita menggunakan Software Akuntansi berbasis website, biaya yang kita keluarkan untuk mendapatkannya terhitung cukup mahal, belum lagi jika server atau web hosting tersebut down secara tiba-tiba, yang artinya kita tidak bisa mengakses Software Akuntansi berbasis website tersebut, sedangkan pada saat itu kita sangat membutuhkannya.

Apakah anda mau mengalami hal seperti itu ? Menurut saya tidak ada seorangpun yang menginginkannya. Dan apabila anda menggunakan teknologi terbaru Software Akuntansi dari Omega Accounting, tentunya hal semacam itu tidak akan terjadi,.

Dengan hadirnya teknologi terbaru yang diusung oleh Software Akuntansi dari Omega Accounting ini, anda bisa dengan mudah melihat secara langsung aktifitas akuntansi usaha anda diberbagai cabang, kota, provinsi hingga negara, dimanapun kita berada dan kapanpun kita menginginkannya.

Teknologi Software Online Akuntansi ini menghubungkan Software Akuntansi yang telah terinstal dikomputer cabang usaha kita, meskipun memiliki lokasi yang berbeda dengan jarak sejauh apapun. Dan jika kita menggunakan teknologi generasi lama, kita sudah pasti seringkali menghadapi koneksi pengambilan atau pengiriman data akuntansi yang terputus secara tiba-tiba, proses pengambilan ataupun pengiriman data yang sangat lama, dan sudah pasti biaya yang sangat mahal jika kita memutuskan untuk menggunakannya. Dan jika anda membutuhkan jawaban terbaik untuk solusi diatas, maka Software Akuntansi dari Omega Accounting adalah jawabannya.

Software Online Akuntansi yang dikembangkan oleh Software Akuntansi Omega Accounting, merupakan hasil dari dukungan teknologi ELSA, yaitu sebagai partner eksklusif penyedia jasa koneksi data. Dan percayalah, anda tidak akan menemukan teknologi seperti ini pada Software Akuntansi yang lainnya, khususnya di Indonesia.

Diagram Alir Siklus Pendapatan

Bagian Keuangan :

• -        Membuat Surat Permintaan LPJ dan LPK, yang dikirim ke bagian penjualan, bagian produksi, bagian pemasaran, dan bagian administrasi.
• -        Menerima laporan dari bagian penjualan, bagian produksi, bagian pemasaran, dan bagian administrasi.
• -    Membuat laporan laba rugi dalam bentuk dokumen dengan catatan pajak dan bunga serta beban-beban lain sudah dimasukkan, yang pertama dikirim ke pemimpin dan yang kedua di arsip.

Bagian Penjualan :

• Menerima surat permintaan LPJ dan LPK dari bagian keuangan
• Membuat LPJ dan LPK Penjualan, yang menghasilkan 2 laporan hasil penjualan dan 2 laporan return penjualan. Laporan hasil penjualan yang pertama dikirim ke bagian keuangan dan yang kedua di arsip. Laporan return penjualan yang pertama dikirim ke bagian keuangan dan yang kedua di arsip.

Bagian Produksi :

• Menerima surat permintaan LPJ dan LPK dari bagian keuangan
• Membuat LPJ dan LPK Produksi, yang outputnya berupa 2 laporan biaya produksi. Laporan biaya produksi yang pertama dikirim ke bagian keuangan dan yang kedua di arsip.

Bagian Pemasaran :

• -         Menerima surat permintaan LPJ dan LPK dari bagian keuangan
• -     Membuat LPJ dan LPK Pemasaran, yang outputnya berupa 2 laporan biaya pemasaran. Laporan biaya pemasaran yang pertama dikirim ke bagian keuangan dan yang kedua di arsip.

Bagian Administrasi :

• Menerima surat permintaan LPJ dan LPK dari bagian keuangan
• Membuat LPJ dan LPK Administrasi, yang outputnya berupa 2 laporan administrasi. Laporan administrasi yang pertama dikirim ke bagian keuangan dan yang kedua di arsip.

Pimpinan :

• Menerima laporan laba rugi dari bagian keuangan dan kemudian diarsip.

FLOWCHART SIKLUS PENDAPATAN

Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?
a) Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
• Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
- Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
• Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
- MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
- JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
b) Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
- Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
1. Memutuskan apakah menerima pengiriman
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
- Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
1. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
2. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

BATASAN DFD

Contoh gambar DFD dibawah ini :

SIKLUS PENGELUARAN Dalam DFD

Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi

Pembelian

Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :

Gudang/Bagian Lain

Pembelian

Penerimaan

Hutang Dagang

Kasir/Pembayaran

Gudang

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

Pembelian

Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

Bagian Penerimaan

Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.

Bagian Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

Bagian Kasir

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE

Pengumpulan data

Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.

Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.

Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.

Pemrosesan awal data

Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.

Pemrosesan lanjut

Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.

Update data

Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.

Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”).

Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).